Upphandla till samhällsviktig verksamhet
Ska du upphandla eller leverera varor eller tjänster till samhällsviktig verksamhet? I inköpsprocessen måste flera roller vara involverade för att kunna ställa rätt typ av krav på förmågan att stå emot och hantera störningar. För dig som leverantör är det viktigt att veta hur du ska hantera frågor kring risker och sårbarheter.
Innehåll på denna sida
- Krisberedskapsaspekter vid upphandling
- Några viktiga begrepp
- Viktiga samhällsfunktioner inom olika sektorer
- Att identifiera samhällsviktig verksamhet
- Vilken lag gäller för upphandlingen?
- Krisberedskapsaspekter i offentliga kontrakt
- Säkerhetsskyddad upphandling
- Fördjupande information om samhällsviktig verksamhet
- Lärande exempel
Vårt samhälle måste fungera även vid samhällsstörningar, det vill säga olyckor, kriser eller krig. För att kunna upprätthålla samhällets funktionalitet oavsett störning är vissa verksamheter viktigare än andra – de är samhällsviktiga.
Samhällsviktig verksamhet är sådan verksamhet som är av betydelse för att upprätthålla viktiga samhällsfunktioner. Det kan handla om anläggningar, noder, infrastruktur eller tjänster, till exempel livsmedelsförsörjning, hälso- och sjukvård, transporter och elförsörjning.
För att säkerställa att de samhällsviktiga funktionerna upprätthålls är det angeläget att offentliga organisationer arbetar långsiktigt med inköpsfrågor och involverar olika delar av organisationen.
Tänk på!
Eftersom samhällsviktiga verksamheter är beroende av fungerande relationer med avtalade leverantörer i händelse av kris behöver det finnas en bra balans i ansvarsfördelningen mellan köpande och säljande part. En god dialog behövs både före och efter upphandlingen för att skapa en hållbar affär där båda parter lever upp till sina åtaganden.
Krisberedskapsaspekter vid upphandling
I detta stöd förklarar vi hur det går till att ta hänsyn till krisberedskapsaspekter vid upphandling. Stödet är till för dig som på olika sätt är involverad i upphandling till samhällsviktig verksamhet:
- Beslutsfattare, du som sitter i en ledande position inom offentlig verksamhet och kan initiera policybeslut och strategi för organisationen.
- Upphandlare, för dig som jobbar med upphandling och bidrar med viktig kunskap om processen, lagstiftningen och marknaden.
- Krisberedskapsansvarig, för dig som arbetar med frågor som handlar om att förebygga och hantera kriser.
- Verksamhetssakkunnig, för dig som arbetar med att beskriva behov av det som ska upphandlas till den samhällsviktiga verksamhet du arbetar i.
- Leverantör, för dig som ska eller vill leverera till kund som bedriver samhällsviktig verksamhet.
Några viktiga begrepp
Samhällsviktig verksamhet är verksamhet, tjänst eller infrastruktur som upprätthåller eller säkerställer samhällsfunktioner som är nödvändiga för samhällets grundläggande behov, värden eller säkerhet.
Med krisberedskap menas förmågan att förebygga, motstå och hantera krissituationer, genom utbildning, övning och andra åtgärder och genom den organisation och de strukturer som skapas före, under och efter en kris*.
*Förordning (2015:1052) om krisberedskap och bevakningsansvariga myndigheters åtgärder vid höjd beredskap.
Anpassning till ett förändrat klimat
När klimatet förändras leder det till förändrade väderförhållanden och ökade risker för mycket höga temperaturer, skyfall, översvämningar och andra oönskade effekter som orsakar påfrestningar på enskilda och på samhället. Det kan vara relevant att ta hänsyn till klimatförändringarna vid upphandlingar inom många inköpskategorier.
Tillsammans med SMHI har Upphandlingsmyndigheten tagit fram en vägledning för beslutsfattare och upphandlare. Vägledningen är ett stöd för att bedöma när upphandlingar bör beakta ett förändrat klimat och göra anpassningar i upphandlingen för sådana aspekter.
Kontinuitetshantering handlar om att skapa en förmåga att fortsätta bedriva sin verksamhet på en acceptabel nivå oavsett vilken typ av störning som organisationen utsätts för. Därutöver handlar det om att kunna hantera alla aspekter inom kontinuitet, det vill säga från incidenthantering till krishantering*.
*SS 22304:2014, Samhällssäkerhet – Ledningssystem för kontinuitet – Vägledning till SS-EN ISO 22301
Myndigheten för samhällsskydd och beredskap – kontinuitetshantering
Risk definieras som osäkerhetens effekt på att nå verksamhetens mål*.
Många gånger uttrycks risk som en sammanvägning av sannolikheten för att en händelse ska inträffa och de konsekvenser som händelsen kan leda till**.
*SS-ISO 31000:2018, Riskhantering – Vägledning.
** SS-ISO 31000:2018, Riskhantering – Vägledning och MSBFS 2015:5 föreskrifter och allmänna råd om kommuners risk- och sårbarhetsanalyser.
Sårbarhet handlar om de egenskaper eller förhållanden som gör ett samhälle, ett system eller en egendom mottaglig för de skadliga effekterna av en händelse*.
*SS-ISO 31000:2018, Riskhantering – Vägledning samt MSBFS 2015:5 föreskrifter och allmänna råd om kommuners risk- och sårbarhetsanalyser.
Myndigheten för samhällsskydd och beredskap (MSB) ansvarar för frågor om skydd mot olyckor, krisberedskap och civilt försvar, i den utsträckning inte någon annan myndighet har ansvaret.
Ansvaret avser åtgärder före, under och efter en olycka, kris, krig eller krigsfara.
MSB har definierat 11 samhällssektorer* som utgör samhällsviktig verksamhet.
*MSB genomför för närvarande ett utvecklingsarbete som förväntas vara klart under våren 2021. Beskrivningar och exempel för respektive sektor kommer att uppdateras när detta arbete slutförts.
Viktiga samhällsfunktioner inom olika sektorer
MSB har identifierat följande sektorer* som innehåller exempel på samhällsviktiga funktioner. Detta är ingen heltäckande förteckning. Varje organisation har själv skyldighet att identifiera funktioner som är av samhällsviktig betydelse:
Barnomsorg och utbildning: Omsorg av barn, utbildning för barn och unga, övrig utbildning och forskning.
Dricksvattenförsörjning, avlopp och avfall: Avfallshantering, avlopp och dricksvatten.
Ekonomisk säkerhet: Utbetalningar av ersättning.
Energiförsörjning: El, energigas, fjärrvärme och fjärrkyla, flytande drivmedel och bränslen.
Finansiella tjänster: Betalningsförmedling, finansiering och sparande, finansiell stabilitet, försäkring.
Handel och industri: Bygg- och anläggning, utrikeshandel, övrig handel och industri.
Hälso- vård och omsorg: Djurhälsovård, hantering av avlidna och begravningar, hälso- och sjukvård, läkemedelsförsörjning, medicinskt skydd och smittskydd, omsorg och socialtjänst, sjukvårdsprodukter, tandvård.
Information och kommunikation: Betrodda tjänster, grunddata, infrastruktur och tjänster för elektroniska kommunikationer, lagring och bearbetning av information, nyheter och samhällsinformation, post.
Livsmedelsförsörjning: Livsmedelsdistribution, livsmedelskontroll, livsmedelstillverkning, måltidsverksamhet, primärproduktion.
Offentlig förvaltning: Allmänna val, finansiering av offentlig verksamhet, krishantering, parlamentarisk process, Styrning, ledning och förvaltning
Ordning och säkerhet: Gränsskydd och gränsövervakning, skyddsverksamhet, upprätthållande av allmän ordning och brottsbekämpning.
Personalförsörjning: Personalförsörja samhällsviktig verksamhet.
Räddningstjänst och skydd av civilbefolkningen: Fysisk skydd, räddningstjänst, varning och alarmering.
Transport: Järnvägstransporter, kollektivtrafik, luft och sjötransporter, terminaler, vägtransporter.
Socialförsäkringar: Allmänna pensionssystemet, sjuk- och arbetslöshetsförsäkringen.
Transporter: Flygtransport, järnvägstransport, sjötransport, vägtransport, kollektivtrafik.
*MSB genomför för närvarande ett utvecklingsarbete som förväntas vara klart under våren 2021. Beskrivningar och exempel för respektive sektor kommer att uppdateras när detta arbete slutförts.
Identifiering av samhällsviktig verksamhet: Lista med viktiga samhällsfunktioner (MSB:s webbplats)
Att identifiera samhällsviktig verksamhet
För att kunna avgöra om det finns särskilda behov av krisberedskap vid ett inköp behöver organisationen ha gjort en bedömning av om hela, eller delar av, verksamheten ska betraktas som samhällsviktig.
Man behöver också ha identifierat de beroenden som är kritiska för att verksamheterna ska fungera.
Exempel där samhällsviktig verksamhet identifieras är
- i kommunernas och regionernas arbete med risk- och sårbarhetsanalys enligt lagen (2006:544) om kommuners och regioners åtgärder inför och vid extraordinära händelser i fredstid och höjd beredskap (LEH).
- när samhällsviktig verksamhet identifieras i andra processer, till exempel organisationens kontinuitetshantering (se definition ovan).
Upphandling till samhällsviktig verksamhet – en vägledning
Om det är dags att upphandla, tänk på att
- göra en avvägning om verksamheten är av den art att den lämpar sig att upphandla eller att bedriva i egen regi
- de speciella krav som identifierats i en samhällsviktig verksamhet kan vara kostnadsdrivande
- beslutsunderlagen inför upphandling behöver vara väl avvägda och ta hänsyn till risk, kontinuitet och kostnadseffektivitet.
Vilken lag gäller för upphandlingen?
Samhällsviktig verksamhet kan bedrivas inom olika sektorer vilket medför att en eller flera lagar kan behöva beaktas. Vilken av lagarna som är tillämplig på det enskilda inköpet beror på vilken typ av organisation man är, vilken verksamhet inköpet avser, hur riskfördelningen ser ut i det avtal som ska ingås eller vad som upphandlas.
I detta stöd använder vi begreppet upphandlande organisation för att omhänderta de olika begreppen upphandlande myndighet och upphandlande enhet som finns definierade i upphandlingslagarna.
För så kallade upphandlande myndigheter, till exempel statliga myndigheter, kommuner och landsting, om inköpet inte omfattas av någon av de andra upphandlingslagarna.
Om den verksamhet som upphandlingen avser omfattas av definitionen av försörjningssektorerna, det vill säga vatten, energi, transporter och posttjänster. Köparen benämns här upphandlande enhet.
När den upphandlande myndigheten eller enheten vill ingå ett avtal om utförande av tjänster eller en byggentreprenad och ersättningen omfattar rätten att nyttja resultatet. Det måste även innebära en viss verksamhetsrisk för koncessionshavaren (leverantören). Detta innebär att koncessionshavaren kan få rätt att driva en verksamhet och då ta betalt av de personer som nyttjar tjänsten.
Om upphandlande myndigheter och enheter vill köpa militär utrustning eller utrustning av känslig karaktär, samt byggentreprenader och tjänster som är direkt hänförligt till sådan utrustning. Även byggentreprenader och tjänster som är avsedda för militära syften eller av känslig karaktär omfattas av denna lag. Med utrustning, byggentreprenader och tjänster av känslig karaktär avses utrustning, byggentreprenad och tjänster som har ett säkerhetssyfte och som inbegriper, kräver eller innehåller säkerhetsskyddsklassificerade uppgifter.
Ytterligare en lag som reglerar myndigheters inköp är lagen (2008:962) om valfrihetssystem (LOV). Den är tillämplig när exempelvis kommuner och regioner vill införa ett så kallat valfrihetssystem inom vissa tjänsteområden. Exempel på tjänsteområden är äldreomsorg och primärvård. LOV baseras inte på något EU-direktiv utan avser köp som är undantagna upphandlingsdirektiven.
Detta stöd belyser inte vidare processen för LOV.
Krisberedskapsaspekter i offentliga kontrakt
En framgångsfaktor för att upphandla till samhällsviktig verksamhet är att säkerställa att de offentliga kontrakten fungerar i kris. En viktig åtgärd för att åstadkomma detta är att skapa avtalsvillkor för olika krisnivåer, alternativt ingå särskilda krisberedskapsavtal som träder i kraft i händelse av kris.
Säkerhetsskyddad upphandling
Samhällsviktig verksamhet kan ha behov av säkerhetsskydd. Då behöver särskilda krav ställas.
Säkerhetsskydd handlar om att skydda säkerhetskänslig verksamhet mot spioneri, sabotage, terroristbrott och andra brott som kan hota verksamheten samt skydd i andra fall av säkerhetsskyddsklassificerade uppgifter.
Inför en upphandling ska det prövas om upphandlingen eller uppdraget kan komma att innehålla säkerhetsskyddsklassificerade (hemliga) uppgifter som är av betydelse för Sveriges säkerhet eller om upphandlingen i övrigt avser eller ger leverantören tillgång till säkerhetskänslig verksamhet. Om så är fallet ställs särskilda krav på säkerhetsskydd.
Vi på Upphandlingsmyndigheten har en vägledning för säkerhetsskyddad upphandling. Även Säkerhetspolisen har en vägledning.
Fördjupande information om samhällsviktig verksamhet
- Vägledningen ”Upphandling av samhällsviktig verksamhet” (pdf)
- Mer information om samhällsviktig verksamhet och risk- och sårbarhetsanalys på MSB:s webbplats
- Mer information om offentlig upphandling på Upphandlingsmyndighetens webbplats
- Vägledning för säkerhetsskyddad upphandling på Upphandlingsmyndighetens webbplats
- Mer information om säkerhetsskydd vid upphandlingar och affärsavtal på Säkerhetspolisens webbplats
- Testa hur strategisk er upphandling är med Strategikollen
- Upphandling vid akuta situationer
Lärande exempel
Nedan hittar du lärande exempel inom samhällsviktig verksamhet.
Relaterat innehåll
Samverkan på alla nivåer löste Bodens försörjningen skyddsmaterial
- Krisberedskap
Genom att förstå upphandlingens strategiska betydelse, vikten av samverkan mellan olika roller på alla nivåer och att ha god dialog med leverantörer, hanterade Boden försörjningen av skyddsmaterial i pandemin med mycket gott resultat.
Lärdomar från upphandling hjälper till i krisberedskapen
- Krisberedskap
När regionsamarbetet Varuförsörjningen hösten 2019 skulle byta leverantör av förbrukningsartiklar gick det inte som planerat, och plötsligt stod sjukhus utan material. Sedan utbrottet av Covid-19 har även verksamheter i andra delar av landet råkat ut för materialbrist.
Strategiskt tänk inför upphandling gör Måltidsservice redo om krisen kommer
- Krisberedskap
- Livsmedel och måltidstjänster
På Måltidsservice i Uppsala kommun arbetar de strategiskt med upphandling för att ha beredskap om krisen kommer. Det gjorde att man var förberedd när pandemin kom.