Annonserade upphandlingar

År 2020 annonserade upphandlande myndigheter 17 938 upphandlingar i enlighet med upphandlingslagarna. Antalet var stabilt under flera år men minskade något 2019 och ännu mer 2020.

Fördelningen av annonserade upphandlingar mellan månaderna ser ut på ett liknande cykliskt sätt år efter år. Antalet annonserade upphandlingar är högt under mars, april och maj och som lägst under juli och augusti. År 2020 var oktober månaden med flest annonserade upphandlingar.

Var varan, tjänsten eller byggentreprenaden ska levereras anges i annonsen som leveransort. För att ange leveransort i upphandlingar tillämpas som regel den hierarkiska regionala indelning (NUTS) som används inom EU för statistikredovisning. Den geografiska detaljeringsnivå som tillämpas är NUTS 3, vilket i Sverige motsvarar länsindelningen. En enskild upphandling kan ha mer än en leveransort. Alla annonser innehåller därmed minst en regionkod. Stockholms län, Västra Götalands län och Skåne län var 2020 de vanligaste länen för leveransort. Av samtliga upphandlingar som annonserades hade 39,8 procent något av de tre länen som leveransort. Upphandlingar där leveransorten inte anses vara avgörande har Sverige som leveransort. Leveransort kan också anges till utanför Sverige.

Källa: Mercell (uppgifter) och Upphandlingsmyndigheten (bearbetning) 2021. Not: Andelarna summerar till mer än 100 procent eftersom vissa upphandlingar har mer än en leveransort.

En annons om upphandling ska innehålla minst en CPV-kod som beskriver den kategori varor, tjänster eller byggentreprenader som upphandlingen avser. CPV-koderna är uppbyggda i en trädstruktur som består av åtta siffror, där de två första siffrorna anger huvudgrupp och de efterföljande siffrorna anger en ökande grad av precisering. Koderna fastställs av Europeiska kommissionen och syftar till att möjliggöra för leverantörer att avgränsa sitt sökande till sådana upphandlingar som de är intresserade av. Sammanlagt finns närmare 10 000 CPV-koder.

Genom CPV-koder kan upphandlingar delas in branschvis i olika huvudgrupper. Vanligast 2020 var CPV 45 Anläggningsarbete. Det är vanligt att annonser om upphandling har flera CPV-koder eftersom upphandlingar ofta avser kombinationer av flera olika varor och tjänster. Därför kan de också tillhöra flera CPV-huvudgrupper. De tio vanligaste huvudgrupperna 2020 har, med några undantag, varit de vanligaste i flera år.

Antal annonser per CPV-huvudgrupp 2012 - 2020

Källa: Mercell (uppgifter) och Upphandlingsmyndigheten (bearbetning) 2021. En upphandling kan ha en eller flera CPV-koder. Varje upphandling kan därför tillhöra flera CPV-huvudgrupper.

Andelen direktivstyrda upphandlingar har ökat under flera år. År 2020 omfattades 47,8 procent av alla annonserade upphandlingar av EU:s upphandlingsdirektiv. Upphandlingar som inte var direktivstyrda var därmed fortfarande vanligast.

En upphandling genomförs genom ett förfarande. Vilka förfaranden som den upphandlande myndigheten får välja bland beror på upphandlingens värde i förhållande till tröskelvärdena och, om det är fråga om en tjänst, på vilken typ av tjänst som ska upphandlas. Upphandlingsprocessen ser olika ut beroende på vilket förfarande som den upphandlande myndigheten använder. Bland annat skiljer sig förfarandena åt i fråga om annonsering och tidsfrister och om myndigheten får förhandla med anbudsgivarna eller inte.

Upphandlingar som inte är direktivstyrda kan genomföras genom förenklat förfarande eller urvalsförfarande. Förenklat förfarande, som var det vanligaste förfarandet 2020, innebär att upphandlingen annonseras nationellt och att vem som helst kan lämna anbud. Användningen av förenklat förfarande har dock minskat under de senaste åren.

Vid direktivstyrd upphandling finns ett flertal förfaranden att välja mellan. Den vanligaste formen av direktivstyrd upphandling, öppet förfarande, användes i 42 procent av alla upphandlingar 2020. Detta förfarande innebär att upphandlingen ska annonseras i EU:s gemensamma annonsdatabas TED och att vem som helst kan lämna anbud. Övriga förfaranden används i betydligt mindre utsträckning.

Källa: Mercell (uppgifter) och Upphandlingsmyndigheten (bearbetning) 2021.

Tilldelningsgrunden avgör hur avtal tilldelas vid upphandling. För att bestämma vilket anbud som är det ekonomiskt mest fördelaktiga finns tre grunder för utvärdering att välja mellan:

• bästa förhållandet mellan kvalitet och pris
• kostnad
• pris

Vid utvärdering av vilket anbud som ska antas på grunden bästa förhållandet mellan pris och kvalitet tar den upphandlande myndigheten hänsyn till andra tilldelningskriterier, utöver pris. Vilken kvalitet som upphandlingen resulterar i beror på vilka krav som ställs.

Vid tillämpning av grunden pris ska avtalet tilldelas den som till lägst pris uppfyller alla obligatoriska krav. Grunden kostnad är ett utökat kostnadsbegrepp och fastställs genom en analys av kostnadseffektivitet, där till exempel livscykelkostnader kan ingå.

Det är möjligt att ställa lika höga krav på kvalitet oavsett vilken tilldelningsgrund som används. Statistiken redovisas delvis enligt de tidigare gällande tilldelningsgrunderna, eftersom statistiken även avser en tidsperiod då de gamla tilldelningsgrunderna fortfarande gällde. Innan 2017 kunde tilldelningsgrunderna vara antingen lägsta pris (motsvaras i dag av grunden pris) eller ekonomiskt mest fördelaktiga anbud (motsvaras i dag av grunden bästa förhållandet mellan pris och kvalitet). Den tilldelningsgrund som användes i störst utsträckning 2020 var pris. Andel har ökat sedan 2017 och har nu stabiliserat sig runt 60 procent. Tilldelningsgrunden användes i 59 procent av alla annonserade upphandlingar 2020.

Tilldelningsgrunden bästa förhållandet mellan pris och kvalitet användes i 41 procent av alla annonserade upphandlingar. Tilldelningsgrunden kostnad användes endast i ett fåtal upphandlingar 2020. Eftersom tilldelningsgrunderna förändrades den 1 januari 2017 bör jämförelser mellan tidigare år (före 2017) och senare år (2017 och senare) göras med viss försiktighet.

Ramavtal är ett avtal som ingås för att bestämma villkoren för kommande kontrakt som ska tilldelas under en given tidsperiod. Tilldelning av kontrakt som grundar sig på ramavtal kallas ibland för avrop. Av de upphandlingar som annonserades 2020 avsåg 40 procent ramavtal. Andelen upphandlingar som avser ramavtal minskade något 2017. Andelen ramavtal var oförändrad 2019 jämfört med 2017 och 2018, men steg något 2020.

LOU och LUF ger upphandlande myndigheter möjlighet att använda sig av dynamiska inköpssystem (DIS). Dessa kan användas för återkommande inköp av varor, tjänster eller byggentreprenader som är allmänt tillgängliga på marknaden och har egenskaper som tillgodoser den upphandlande myndighetens behov. Ett dynamiskt inköpssystem är inte begränsat till de ursprungliga avtalsparterna på samma sätt som ramavtal är utan nya leverantörer kan ansluta efter hand.

Under 2020 inrättades 106 dynamiska inköpssystem. Jämfört med 2019 är det en ökning med 58 procent. När ett dynamiskt inköpssystem inrättas är ambitionen oftast att det ska vara i drift under flera år. Däremot finns det inte uppgifter i statistiken om hur många dynamiska inköpssystem som har avslutats, vilket gör att vi inte vet med säkerhet hur många som idag är i drift.

De upphandlingar som annonserades 2020 hade en genomsnittlig avtalsperiod om 2,3 år exklusive eventuella optioner till förlängning, det vill säga förlängningsklausuler. 58 procent avsåg avtalsperioder om 1–2 år. Notera att eventuella förlängningsklausuler är exkluderade i denna beräkning eftersom sådana inte nödvändigtvis nyttjas.  Det saknas information om huruvida optioner nyttjas. Det förekommer givetvis att optioner nyttjas och att avtal förlängs. Detta innebär att beräkningen utan förlängningsklausuler kan vara missvisande i förhållande till hur långa avtalstiderna är i praktiken.

År 2020 ökade andelen 1–2-åriga avtal jämfört med året innan, medan den längre trenden att 2–3-åriga avtal andelsmässigt minskar fortsätter. Avtalen som var 3–4 år långa var en något mindre andel än 2019, men över längre tid har den avtalslängden blivit relativt vanligare.

Inklusive eventuella optioner till förlängningar var den genomsnittliga avtalsperioden 4,5 år för de upphandlingar som annonserades 2020. Drygt sju av tio upphandlingar (71 procent) avsåg avtalsperioder om 3–4 år. I denna beräkning är eventuella optioner om förlängning, det vill säga förlängningsklausuler, inkluderade. Att uppgifter om avtalsperioder saknas för enskilda upphandlingar kan bero på bortfall eller på att myndigheten anser att uppgiften inte är relevant. För många kontrakt är uppgift om avtalsperiod inte relevant för den upphandlande myndigheten i praktiken. Det gäller exempelvis när parterna fullgör sina åtaganden relativt omgående efter att kontraktet har tecknats.

Totalt 2 317 upphandlingar som annonserades 2020 avbröts. Detta motsvarade 12,9 procent av alla upphandlingar som annonserades.. Avbryts en upphandling innebär det att inget ramavtal ingås eller kontrakt tecknas. Andelen avbrutna upphandlingar ökade mellan 2016 och 2018 men minskade 2019 och 2020. Uppgiften om andelen avbrutna upphandlingar kan dessutom vara underskattad, eftersom uppgift om att en upphandling avbrutits inte alltid kommuniceras. Det kan finnas flera skäl till att en upphandling avbryts. Det saknas information om hur stor andel av de avbrutna upphandlingarna som annonseras på nytt.

Antal avbrutna upphandlingar per CPV-huvudgrupp, 2012 - 2020 (Excel-fil för nedladdning)

Källa: Mercell (uppgifter) och Upphandlingsmyndigheten (bearbetning) 2021.