Förfarandet vid upphandling under tröskelvärdet samt sociala tjänster och andra särskilda tjänster

Vid upphandlingar under tröskelvärdet har den svenska lagstiftaren stannat vid att utforma grundläggande bestämmelser som ansetts nödvändiga för att säkerställa likabehandling och öppenhet under tilldelningsförfarandet. 

Vid sådan upphandling finns därför bestämmelser om 

• principer för upphandling 
• annonsering
• direktupphandling
• information till leverantörer 
• dokumentation. 

Det innebär att den upphandlande organisationen ges en stor flexibilitet att utforma förfarandet utifrån förutsättningarna i varje enskild upphandling. 

Flexibiliteten innebär i sin tur att det ställs krav på den upphandlande organisationen att beskriva för leverantörerna hur förfarandet genomförs. Detta för att säkerställa att de grundläggande upphandlingsprinciperna följs. 

Inspiration till utformningen av förfarandet kan hämtas från de förfaranden som finns i lagen om offentlig upphandling (LOU) och lagen om upphandling inom försörjningssektorerna (LUF). 

Vid upphandling enligt 15 kap. LUK finns inget krav på att kommunikationen mellan den upphandlande organisationen och leverantörerna ska ske med elektroniska medel. Det är alltså upp till organisationen att själv avgöra vilka medel som ska användas vid kommunikationen med leverantörerna. 

Den upphandlande organisationen ska löpande dokumentera genomförandet av en upphandling. Dokumentationen ska också vara tillräcklig för att den upphandlande organisationen ska kunna motivera organisationens sina beslut under upphandlingens samtliga skeden. Dokumentationen ska vara slutförd senast 30 dagar efter att den upphandlande organisationen har ingått avtal eller fattat beslut om att avbryta upphandlingen. Till skillnad från LOU finns inget krav på att en individuell rapport ska upprättas.

Om den upphandlande organisationen omfattas av arkivlagen (1990:782) finns bestämmelser där om bevarande av handlingar som ska följas. Arkivlagen gäller arkiven hos myndigheter – både statliga och kommunala sådana – samt kommunala bolag, ekonomiska föreningar och stiftelser där kommunen eller regionen utöver ett rättsligt bestämmande inflytande. Lagen gäller också för viss verksamhet i vissa statliga organ. Dessutom omfattas Svenska kyrkan samt vissa organ med myndighetsfunktioner. 

Om en upphandlande organisationen inte omfattas av arkivlagen ska organisationen förvara anbudsansökningar och anbud med tillhörande beskrivningar, modeller, ritningar, anbudsförteckningar, sammanställningar och liknande handlingar på ett betryggande sätt. Handlingarna ska bevaras minst fyra år från dagen då koncessionen tilldelades. 

Den upphandlande organisationen ska snarast möjligt underrätta anbudsökandena och anbudsgivarna skriftligen om beslut att 

• tilldela en koncession
• avbryta upphandlingen
• göra om upphandlingen. 

Vid beslut om tilldelning ska underrättelsen innehålla namnet på utvald anbudsgivare, skälen för beslutet och uppgift om avtalsspärr. En leverantör som fått sin anbudsansökan eller sitt anbud förkastat ska underrättas om skälen för det beslutet. 

Vid beslut att avbryta eller att göra om upphandlingen ska skälen för beslutet anges i underrättelsen. 

Om en anbudsgivare som har lämnat ett godtagbart anbud begär det, ska den upphandlande organisationen lämna upplysningar om egenskaperna och de relativa fördelarna med det valda anbudet. Upplysningarna ska lämnas så snart som möjligt. Dock måste de lämnas senast inom 15 dagar från det att en skriftlig begäran kom in till organisationen. 

En koncession får direktupphandlas om 

1. värdet av koncessionen understiger direktupphandlingsgränsen
2. förutsättningarna för upphandling utan föregående annonsering enligt 8 kap. 3–5 §§ LUK är uppfyllda, eller 
3. det finns synnerliga skäl 

Den upphandlande organisationen ska också besluta om riktlinjer för användning av direktupphandling. 

Vid direktupphandling ska organisationen snarast möjligt, efter det att beslut om leverantör och anbud fattats, underrätta anbudsgivarna om beslutet.