Förebygg korruption när upphandlingen förbereds
Här kan du läsa om hur ni som upphandlande organisation kan förebygga korruption och jäv under upphandlingens förberedelsefas.
Innehåll på denna sida
Informationen på denna sida gäller för upphandlingar enligt
- lagen om offentlig upphandling (LOU)
- lagen om upphandling inom försörjningssektorerna (LUF).
Planera upphandlingen
En viktig del av planeringen inför en upphandling är att säkerställa att det finns tillräcklig upphandlings- och beställarkompetens för att genomföra projektet, avgöra om det finns behov av att anlita extern kompetens samt bedöma och hantera risken för jäv och korruption i arbetsgruppen. En annan viktig del av planeringen är att säkerställa att ni har en realistisk tidsplan och att uppstartstiden är tillräcklig även för en ny leverantör.
Beställare och kravställare
Beställare är en roll som innehas av den person i verksamheten som ansvarar för att identifierat behov tillgodoses. Beställaren ansvarar bland annat för att kompetens om föremålet för upphandlingen är representerad i arbetsgruppen. En person med sådan kompetens brukar kallas kravställare. Beställaren kan själv vara kravställare eller utse någon annan som tar den rollen.
Det är större korruptionsrisk om en ensam medarbetare genomför ett inköp. Se därför till att sätta samman en arbetsgrupp som genomför inköpet tillsammans. Säkerställ också att alla medlemmar i arbetsgruppen har grundkunskaper om regelverket för offentlig upphandling och om arbetsgången i inköpsprocessen. På så sätt kan ni undvika oönskade överraskningar under arbetets gång.
Se till att upphandlingskompetens kommer med redan i planeringsfasen
En upphandlare tillämpar antikorruptionslagstiftning dagligen, till exempel lagen om offentlig upphandling (LOU) eller någon av de andra upphandlingslagarna. Därför är det troligt att upphandlaren har en väl utvecklad känsla för
- var gränsen för korruption i inköpsprocessen går
- hur alla leverantörer behandlas lika
- hur en god affär säkerställs.
Beställare och kravställare har ibland inte samma erfarenhet och känsla för att de kan utgöra en större riskfaktor när det gäller korruption. Se därför till att det finns upphandlingsexpertis i arbetsgruppen redan från början.
För att kunna formulera krav och tilldelningskriterier krävs att arbetsgruppen har kunskap om vilket behov som finns och vilken bransch som kan tillgodose detta behov. Ibland kallas det för beställarkompetens. Det är beställaren som ansvarar för att säkerställa sådan kompetens.
Om kompetensen inte finns internt så kan det vara lämpligt att ta in konsulter som stöd i arbetet. Det kan både sänka korruptionsrisken och öka den.
Fördelar med att ta in konsulter
En konsult, som har en branschkunskap som den upphandlande myndigheten eller enheten (upphandlande organisationen) saknar, skapar bättre förutsättningar för en objektiv kravspecifikation som tillgodoser behovet. Risken kan annars vara att den befintliga leverantören tillfrågas om hur behovet kan tillgodoses och att svaren överförs utan bedömning i sak till kravspecifikationen. De ställda kraven riskerar därmed att särskilt gynna den befintliga leverantören.
Risker med att ta in konsulter
En risk med att anlita extern sakkunskap kan vara att konsulten själv är verksam på marknaden och därmed en potentiell anbudsgivare. En annan risk kan vara att konsulten har kopplingar i branschen och därmed inte är opartisk.
Några sätt att hantera dessa risker kan vara att
- kartlägga konsultens eventuella kopplingar i branschen
- kontakta tidigare kunder i liknande uppdrag och fråga hur kunden bedömer konsultens opartiskhet
- ha en dialog med konsulten om risken och be denne redogöra för hur risken hanteras.
Om det finns tydliga preferenser för en viss leverantör eller om någon på den upphandlande organisationen är jävig på ett sätt som kan påverka utgången i upphandlingen så behöver den som upphandlar åtgärda detta. En sådan åtgärd kan vara att ta in en oberoende konsult som tar rollen som upphandlare eller går in som stöd till den interna upphandlaren. Att använda sig av upphandlingskonsulter kan därigenom minska risken för korruption.
Att ta in en extern konsult kan även öka risken för korruption, om konsulten inte är opartisk i sitt uppdrag. Det kan till exempel handla om att kraven formuleras på ett sätt som gynnar en viss leverantör. Skälen till detta kan vara att konsulten har kopplingar till leverantörer på marknaden. Det kan också vara att konsulten är i beroendeställning till uppdragsgivaren hos den upphandlande organisationen och att den därför inte vågar ifrågasätta kravformuleringar eller tilldelningskriterier.
Några sätt att hantera denna risk kan vara att
- ha en öppen dialog med konsulten om den upphandlande organisationens värdegrund och antikorruptionspolicy
- säkerställa att det finns avtalsvillkor som tydliggör konsultens uppdrag och vilka konsekvenser avsteg kan ge. En sådan konsekvens skulle kunna vara att konsulten byts ut eller dylikt
- ställa krav på rapportering där konsulten bland annat ska redovisa hur denne har arbetat med att säkerställa att inga andra hänsyn än de som är relevanta för upphandlingen har tagits.
Om en konsult har deltagit i förberedelserna inför upphandlingen och även kan vara en potentiell anbudsgivare i samma upphandling kan konsulten få en otillbörlig konkurrensfördel. Enligt upphandlingslagstiftningen är dock utgångspunkten att det ska vara möjligt för en leverantör att delta både som konsult i förberedelsefasen och som anbudsgivare i upphandlingsfasen.
Som upphandlande organisation är ni skyldiga att försöka neutralisera konkurrensfördelen så att alla leverantörer behandlas lika. Detta gör ni genom att informera samtliga potentiella anbudsgivare om vilka upplysningar, av relevans för upphandlingen, som leverantören har fått genom sin medverkan i förberedelserna.
Enbart om det inte är möjligt att säkerställa likabehandlingsprincipen på detta sätt får ni utesluta den anbudsgivare som även har medverkat i förberedelserna. Innan ni utesluter en leverantör måste dock leverantören få möjlighet att visa att deltagandet i förberedelserna inte kan leda till en snedvridning av konkurrensen.
Konsultjäv i upphandlingsreglerna
Denna typ av intressekonflikt, när en anbudssökande eller anbudsgivare har deltagit i förberedelserna brukar kallas för konsultjäv, och regleras i 4 kap. 8 § LOU och 4 kap. 7 § LUF.
I arbetet med resurssättningen av inköpsprojektet kan det vara lämpligt att ta fram en jävsdeklaration. Jävsdeklarationen bör fyllas i av samtliga deltagare i arbetsgruppen, inklusive deltagarna i en eventuell utvärderingsgrupp, för att ni ska kunna fatta medvetna beslut om resurssättning och arbetsgrupper.
I jävsdeklarationen kan ni till exempel ställa frågor till projektdeltagare om
- de har tagit emot några ersättningar eller förmåner från någon leverantör på marknaden
- aktieinnehav
- bisysslor
- släkt- eller vänskapsband till leverantörer
- tidigare anställningar
- andra åtaganden.
Se till att det finns en rutin att upprätta jävsdeklarationer inför varje inköpsprojekt. Det skapar goda förutsättningar för att diskussionen om korruption blir en naturlig del i inköpsprocessen och ingen behöver känna sig särskilt ifrågasatt eller kontrollerad.
Det är särskilt viktigt att säkerställa att förberedelserna inför upphandlingen får tillräckligt med tid. En snäv tidsplan kan öka risken för att det uppstår korruption i en inköpsprocess, till exempel genom att det inte finns tid att ifrågasätta kravställningen eller föra en bred dialog med leverantörsmarknaden. Ett snabbt svar på frågan hur behovet kan lösas får ni sannolikt från en leverantör som ni redan har en upparbetad relation med.
Noggranna förberedelser skapar goda förutsättningar för att själva upphandlingsfasen går smidigt och att målet, ett bra avtal som ger ändamålsenliga leveranser, kan uppnås.
Omständigheter som påverkar tidsplanen
Det finns naturligtvis många omständigheter som påverkar bedömningen av vad en realistisk tidsplan är. Några exempel på omständigheter är
- hur enkelt inköpet är för just er organisation
- vilka och hur mycket resurser som står till förfogande
- hur leverantörsmarknaden ser ut.
Tidsplanen bör alltid sättas utifrån omständigheterna för det specifika inköpet.
Säkerställ att uppstartstiden är tillräcklig för en ny leverantör
Det centrala ingångsvärdet i arbetet med att upprätta tidsplanen för upphandlingen är vanligtvis den önskade tidpunkten för leveransstarten.
Tiden mellan att avtalet ingås och leveransstarten brukar kallas uppstartstid. Ibland kan en kort uppstartstid – kanske baserad på en uppskattning om vad som är rimligt för en befintlig leverantör – verka avskräckande för potentiella anbudsgivare som inte är leverantörer sedan tidigare.
En realistisk uppstartstid ökar förutsättningarna för fler leverantörer att lämna anbud och främjar därmed en god konkurrens på lika villkor. Det minskar också risken för att det upplevs som att ni vill utestänga nya leverantörer.
Kartlägga och analysera
Det är viktigt att vara uppmärksam på riskerna för korruption, inte minst under behovs- och marknadsanalysen. Exempelvis kan det finnas en risk att ni formulerat era behov så att vissa leverantörer gynnas. Här är det centralt att våga ifrågasätta hur ni formulerar era behov och att ni har en öppen dialog med leverantörsmarknaden.
En av de viktigaste uppgifterna för den arbetsgrupp som ska genomföra ett inköp är att ställa frågor och ifrågasätta de svar som både de själva och andra har lämnat inom ramen för arbetet med behovsanalysen. Syftet är att skala bort lösningar som kan vara särskilt fördelaktiga för en viss leverantör och komma fram till vad organisationens faktiska behov är.
Även om det inte finns något uppsåt att gynna en viss leverantör kan det vara lätt att formulera behovet så att ett nytt köp motsvarar den lösning som ni har i dag. Var därför noga med att gå till botten med det verkliga behovet genom att kräva motiveringar. Fråga både dig själv och andra varför!
Ta fram egen inköpsstatistik
Se till att det finns tillförlitlig statistik på de inköp som ni har gjort så att ni kan
- vara säkra på att siffrorna inte är manipulerade
- undvika att hamna i beroendeställning gentemot den befintliga leverantören för att få fram statistik.
Se till att hämta in information från både leverantörer och andra upphandlande organisationer när ni genomför marknadsanalysen. En öppen dialog med så stor del som möjligt av leverantörsmarknaden ger insikter till exempel när det gäller skillnader mellan olika leverantörer. Dialogen kan också tydliggöra om det finns fallgropar när det gäller att gynna eller missgynna leverantörer i upphandlingen.
Ett sätt att bjuda in till dialog är att efterfråga synpunkter och information genom en publik annons, så att alla intresserade aktörer har möjlighet att delta. Ta även reda på vilka erfarenheter andra upphandlande organisationer har haft. Med denna information är ni bättre rustade att kritiskt granska de krav och villkor i upphandlingar som har gjorts tidigare av andra upphandlande organisationer, och som ni kanske kan använda som underlag till det aktuella inköpet.
Ifrågasätt uppdelningar eller sammanläggningar av inköp som inte verkar logiska. En sådan uppdelning eller sammanläggning kan ha sin grund i att någon vill gynna eller missgynna en viss leverantör. Skälen för den paketering som ni väljer bör ha sin grund i behovsanalysen och marknadsanalysen.
Avtal med mellanhänder
Var uppmärksam på avtal med mellanhänder. Det gäller särskilt när medarbetare i er organisation kan välja vilken leverantör som ska gå in som underleverantör till mellanhanden och därmed vem som tillgodoser ett behov hos den upphandlande organisationen. Exempel på en mellanhand är ombud, dotterbolag eller mäklare.
Rapport om mellanhänder från Upphandlingsmyndigheten och Konkurrensverket
Risk för korruption i leveranskedjor
Många av de varor och tjänster som offentlig sektor köper in framställs av underleverantörer i länder där det finns betydande hållbarhetsrisker när det gäller mänskliga rättigheter, arbetares rättigheter, miljöskydd och korruption. Om ni bedömer att det finns risk för korruption kan ni ställa krav på att leverantören ska arbeta systematiskt med antikorruption i sin verksamhet, i enlighet med kontraktsvillkoren om hållbara leveranskedjor.
Mer om att förbereda upphandlingen
Ta del av vårt generella stöd om inköpsprocessen och vad som är bra att tänka på under upphandlingens förberedelsefas.